Cos’è un allotment, il release e il vuoto per pieno
Indice dei contenuti
Definizione di contratto Allotment
Il termine Allotment (lotto) indica, in particolare in ambito alberghiero, quell’accordo commerciale in base al quale un’agenzia di viaggi chiede ad un hotel di bloccare un determinato numero e tipologia di camere ad un prezzo fisso (opzione) per un determinato periodo.
Diversi tipi di Allotment
Allotment senza garanzia o opzione con release
- Si parla di Allotment senza garanzia, o più comunemente con opzione a release (rilascio – restituzione), quando tra l’hotel e l’agenzia di viaggi viene concordata una data entro la quale quest’ultima deve comunicare se confermare o meno l’opzione (su tutte o parte delle camere). Questa formula è molto vantaggiosa per l’agenzia di viaggi che così può rinunciare alle camere opzionate senza alcun pagamento di penali. Le strutture ricettive, invece, durante tutto il periodo dell’accordo si impegnano a non vendere le camere a nessun altro.
Il release nei periodi di bassa stagione è solitamente fissato a circa 10 giorni – 2 settimane dall’effettivo utilizzo delle camere; almeno 3-4 settimane nel periodo di alta stagione.
ESEMPIO: L’ADV Pinco Pallino ha fatto richiesta, tramite email, di ALLOTMENT SENZA GARANZIA all’hotel Tizio & Caio, di 10 camere matrimoniali per la data 25/09 /2020.
L ‘Hotel ha dichiarato la disponibilità delle camere, fatto un preventivo e fissata la data di Release al 12 settembre 2020 . (Entro questa data l’Adv deve comunicare se confermare l’acquisto di tutte (o in parte) le camere o no.
Allotment parzialmente garantito
- in questo caso l’agenzia di viaggi pagherà le camere effettivamente confermate al prezzo pattuito nell’accordo, ed una percentuale del costo delle camere invendute opzionate in precedenza.
Allotment totalmente garantito o Vuoto per pieno
- Dinanzi un allotment totalmente garantito, più comunemente conosciuto come contratto di vuoto per pieno, l’agenzia viaggi si impegna al pagamento di tutte le camere opzionate, indipendentemente dall’effettiva conferma ed impiego.
La struttura ricettiva ha il vantaggio della vendita di un cospicuo numero di camere per lunghi periodi. L’agenzia viaggi, acquistando le camere ad un prezzo favorevole, può così effettuare sostanziosi sconti, soprattutto in bassa stagione. Questa formula contrattuale è utilizzata soprattutto dai grandi e importanti Tour Operator.
Allotment Specifico o Generalizzato
Vi è anche un’altra distinzione che riguarda la tipologia delle camere oggetto del contratto di allotment
Si parla di Allotment Specifico , quando nel contratto è inclusa la possibilità di vendere un certo numero di camere di una sola tipologia ( camera con vista mare, Suite etc)
Nel contratto di Allotment Generalizzato, l’accordo è basato sulla vendita di un certo numero di camere di diverse tipologie.
APPROFONDIMENTO
Non vi è l’esistenza di normativa ufficiale che regoli il rapporto tra agenzie di viaggio e strutture ricettive. Tuttavia esse si rifanno ufficiosamente al codice comportamentale concordato tra ECTAA ( European Community Travel Agencies) e HOTREC ( Hotels , Restaurants and Cafes in Europe)
Qui il testo per intero del codice
Art. 21 Allotment:
Ove applicabile, i contratti allotment con arrivi regolari sono soggetti alle condizioni del presente Codice di Comportamento. Clausole specifiche possono essere pattuite tra l’agente di viaggio e l’albergo. Tali contratti, nei quali un numero di camere è lasciato a disposizione dell’agenzia, devono contenere specificatamente tutti i dettagli rilevanti, quali
- i periodi di prenotazione (inizio, termine, possibili intervalli)
- il numero di camere messe a disposizione per ogni periodo del contratto
- tariffe, sconti, commissioni
- condizioni particolari (servizi gratuiti, ecc.)
- clausole finanziarie, pagamento, valuta, forma di pagamento, scadenze, ed eventuale deposito cauzionale
- informazioni sull’andamento delle vendite (prenotazioni anticipate) „
- limiti di tempo per le rooming-list.
Tali concetti e modalità si possono attuare anche nei rapporti tra agenzia di viaggi e vettori marittimi o aerei.
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